ビジネス文書のマナー

ビジネス文書は、様々な種類があります。そして大きく社内と社外に対するものでフォーマットが変わってきます。

皆さまの会社ごとのルールもあると思います。その場合も基本をしっかりわかった上で応用として対応できるか、それとも指示されるままに分らずに処理するかで、今後ビジネス文書が得意か苦手かに大きく分かれてまいります。

ここでは、しっかりビジネス文書の基本を理解し、様々な場面での応用力を身に付けましょう。

【ビジネス文書の種類】

①社交・儀礼上の社外文書
あいさつ状/招待状/案内状/祝賀状/礼状

②取引上の社外文書
通知書/申込書/注文書/依頼書/請求書/納品書/督促状/照会状/お詫び状

③法令・社内規程・自主ルールによる社内文書
議事録/計画書/申請書/稟議書/各種伝票

④業務遂行に関わる社内文書
議事録/提案書/企画書/伝言メモ/申送り書

 

フォーマットはCD-ROM付の本を購入すれば、ある程度の文書のひな形を手に入れることができます。上書きする時は、日付、宛先、内容など正しく入力されているか確実に確認しましょう。特にお名前や役職を間違えると大変失礼にあたりますので、細心の注意を払って確認しましょう。

ビジネス文書にもメールと同様おおよそのレイアウトのルールがあります。
このレイアウトを覚えておけば、あとは企業によってのアレンジにも対応できます。

大きく社外文書と社内文書に分かれます。
まずは社外文書からみていきましょう。社外文書は会社の代表として正しい敬語を用います。

●社外ビジネス文書の構成
・前付け:発信日付、宛名、発信者名
・前 文:件名、頭語、時候の挨拶など
・主 文:起語、用件
・末 文:終わりの挨拶、結語で締めくくる
・別 記:条件
・注意事項などを箇条書きにする
・追 記:追伸、同封物
・添付書類など

<注意点>
・時候の挨拶や起語や結語は、覚えているつもりでも改めて確認しましょう。
・数字と固有名詞は、間違えてはいけません。しっかりと確認しましょう。
・あいまいな単語や形容詞は使わないようにします。
・全体を見渡して、美しく、間違いも漏れもない文書を目指しましょう。

【前付け】
① 発信日付  右寄せで記入します
② 宛名    会社・部署・氏名を正式名称で記入します
③ 発信者   宛名の方と同格以上の役職を記入します
*請求書
など必要に応じ捺印します

【前文】
④件名  「~の件」「~のご案内」など。フォントを他の文章より0.5フォントほど大きくします
⑤頭語   *1参照

【主文】
「さて、~「この度は、~」などで本題の要件を記入します

【末文】
⑥結語   *1参照

*1頭語と結語
各々の頭語にあった結語を用いるように気を付けましょう
・拝啓 = 敬具・敬白 (一般的な場合)
・ 拝復 = 敬具 (返信の場合)
・ 謹啓 = 謹白 (丁寧な場合)
・ 前略 = 草々 (前文省略の場合 「かしこ」は女性のみ使用)

【別記】
「記」を中央に記入し内容を箇条書きし、必ず「以上」(右寄せ)でしめます
⑦追記 補足事項などがあれば記入します
担当者名:発信者と担当者が違う場合に記入します

 

●社内ビジネス文書の構成

社内文書は社内での情報の共有、通知を目的としている点で、社外文書より構成要素が簡素化しています。頭語と結語も使用しません。

以下の例文をみてみましょう。

【前付け】
① 発信日付  右寄せで記入します
② 宛名    部署・氏名を正式名称で記入します

複数いる場合は、「各位」と記入します。
「営業部各位」「参加者各位」というメンバーを絞った書き方もあります。

*発信者は内容に基づいた発信者名を記入します。社外文書のように役職を合わせる必要はありません。

【前文】
③ 件名   「~の件」「~のご案内」など。フォントを他の文章より0.5フォントほど大きくします

【主文】
頭語は記入せず、すぐに本題の要件を記入します。

【別記】
⑤「記」を中央に記入し内容を箇条書きし、必ず主文内に④「以下の通り」を記入します。
最後に⑧「以上」(右寄せ)で締めます

⑥⑦日時、場所などはインデント(先頭)をそろえて、箇条書きで見やすく記入します。コロン(:)の後ろを1字開けると読みやすくなります。
*補足事項などがあれば記入します

⑨2発信者と担当者は違う場合に記入します

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