ビジネスメールのマナー

ビジネスシーンにおいてメールと電話の使い分けについて悩まれる方が多いところです。

メールと電話のメリットデメリットをきちんと把握しておけば、それぞれのシーンでどちらを使用したら良いのかがおのずとわかってくると思います。

【メール】
≪メリット≫

・時間を気にせずに送信できる。
・書いた内容を送信前に確認できる
・料金が一定(海外、長文)
・記録(証拠)として残る
・一度に多くの人に情報を発信することが出来る。

≪デメリット≫
・メールを読んでくれたかわからない(一方通行)
・言葉の微妙なニュアンスが伝わらない
・間違って送ってしまった場合、内容を消すことが出来ない

【電話】
≪メリット≫
・すぐに話をして解決できる
・声でニュアンスを伝えられる

≪デメリット≫
・よく考えずに発言してしまったことは撤回できない
・相手の時間の都合を考えなければならない
・会話だけだと後に残らない
・通話時間に応じてコストがかかる
・一度の通話人数が限られている。

実はメールと電話のメリット、デメリットはそれぞれのメリット、デメリットの裏返しです。
その都度、どちらを選んだ方が良いのかを判断して利用しましょう。

ビジネスメールの署名は、その後の問い合わせの可能性も含んで作成しておきましょう。携帯メールですと名前だけでよかったと思いますが、ビジネスでは有益な情報も署名に入れておきます。

【メールのレイアウト】
ビジネスメールはスピード感を大切にしますので、手紙のように思いを長くしたためるというよりは、一見して内容を理解できるようなレイアウトが求められます。以下のルールを参考にサンプルメールを確認してみましょう。

  • 必ず件名を入れる
  • 時候の挨拶は特に必要ない
  • 左寄せで詰めて書く
  • 4行以内で1段落とする
  • 1行の文字数は35文字までとする
  • 最後に署名を入れる

 

ビジネスメールの署名は、その後の問い合わせの可能性も考えて作成しておきましょう。携帯メールですと名前だけでよかったと思いますが、ビジネスでは有益な情報も署名に入れておきます。

例えば、以下のFINESTの署名をご覧ください。

**********************
FINEST株式会社
代表取締役社長 徳永美佳
〒101-0052
東京都千代田区平河町1-5-6 平河町SDビル2階
03-5213-4326

・日本のマナーを外国人に伝える
・弊社開発!BMC(ブレインマネジメントカード)で新コミュニケーション
・カラーで新たな自分を発見
・古き良きしぐさの現代版「幸せしぐさ」のワーク

公式HP  http://finest-all-season.com/
女性書道家 徳永美佳HP  http://www.shodo.me/

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【署名に必須の内容】
・会社名
・役職
・氏名
・住所
・電話番号
・会社のセールスポイント
・会社のHP

上記の署名に必須の項目の中で、特に会社のセールスポイントをより具体的に表現することで、お客様との会話に活かすことができます。

【参考例】
・2014年8月スタート!新製品◆◆◆。新機能満載の待望の○○。
・大人気△△講座。結果につながる○○セミナー。毎集土曜日開催。

(但し署名は長くても15行以内といわれますので、あまり営業ばかりの署名にならないように程よく作成しましょう。)
そうすると『新製品のパンフレットはありますか?』『次回のセミナーはまだ参加できますか?』などお客様の方から問い合わせがある場合もあります。

更には自分の営業だけではなく、お客様の署名も確認することで何か情報を見つけ、お客様との話題に盛り込んでみると、興味を持ってもらえたことに喜んでいただけることと思います。

 

署名の罫線には色々な種類があります。下記はほんの一部ですが、自分だけのオリジナル罫線を作ってみるのも楽しいですね。

≪参考≫

罫線の種類

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◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆

_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/

 

上記は最低限必要ですが、特に6番目の会社のセールスポイントをより具体的に上手に使いことでお客様との会話に活かすことができます。

【参考例】

・2014年8月スタート!新製品◆◆◆。新機能満載の待望の○○。・大人気△△講座。結果につながる○○セミナー。毎集土曜日開催。        *但し署名は長くても15行以内といわれますので、あまり営業ばかりの署名にならないように程よく作成しましょう。

自分の営業だけではなく、お客様の署名も確認することで、お客様への声掛けも広がり興味を持ってもらえたことに好意を持ってもらえます。

【宛先】
一度送信したメールは取り消すことができません
宛先を間違えないように、宛名を数回確認して送信しましょう。

また添付ファイルも間違って他の大切なファイルを送ってしまうと、訴訟問題に発展することもあります。細心の注意を払い送信しましょう。
書類の添付し忘れも大変多い事例です。先に添付書類を設定してから文字を入力すると予防できるでしょう。

【宛先の種類】

  • TO:送り先が 1 人の場合か、同等に扱いたい複数の送り先がある時に利用します。

(複数の送り先のなかで最も優先したい 1 人がいる場合は、その送り先をここに入力し、残りを「CC」や「BCC」に入力します。

  • CC: 送り先が複数あって、「宛先」以外に送りたいアドレスを入力します。

(「TO」や「CC」に入力した全員の送り先が知られることになります。 To の○○様に送った内容を、CC の■■様も理解しておいてほしい時に利用します)

  • BCC: 「TO」や「CC」の人には知られたくない送り先を入力します。

(「BCC」に入力した相手は、「宛先」や「CC」に入力した人には知られません。取引先へのメールを上司に念のために見せておきたい時などに利用します。)

 

【添付ファイル】
容量が1MB以上、添付書類が5個以上ある場合は以下の方法で送りましょう。

  • 数回に分けて送信します。
  • ファイルを圧縮して送信します。 日本国内では、主に「ZIP」形式、又は国内専用の「LHA」の利用が多いです。
  • 大型ファイルの転送サービス (宅ふぁいる便 おくりん坊 等)を利用します。

転送サービス利用の場合は、データを送付する旨を相手に伝えておきましょう。 転送サービスから相手に送られた通知メール(ファイル預りのご連絡)が、迷惑メールと認識されてしまい、「ごみ箱」行きになることもあります。また転送サービスは開封期限もありますので、その旨も先方に伝えておくと良いでしょう。

 

【件名】
一日に沢山のビジネスメールが来ると、件名を見て後回しにされてしまう事があります。必ず見てもらえるようなアピール力のある件名を工夫しましょう。
件名の文字数は20文字以内ですと通常PCでメールを開いた際に、件名を読み取れるといわれます。

• 自分らしさを入れる
【FINEST徳永です】昨日はありがとうございました
• サービスを明示する
【セールのご案内】【7月3日スタート】
• 内容が一見して分かる
【日程変更】【次回会議について】【ご出欠のご確認】
• 要望を伝える(社内メールに使用します。社外には失礼にあたりますので注意。)
【重要】【至急】【要返信】

 

【返信の際の件名】
・返信をすると、以下のようにオリジナル件名にRe:がつきます。
Re:明日の集合時間について

・転送した場合は、以下のようにオリジナル件名にFw:がつきます。
Fw:明日の集合時間について

Re:やFw:の件名に自分の名前を入力して返信すると受信側がわかりやすいです。特に複数に送っている場合や同じような件名をよく見かける場合、誰からの返信がきたのか、誰から転送されたのかが分かり、お相手にとって大変親切です。

Re:(FINEST徳永)明日の集合時間について
Fw:(FINEST徳永)明日の集合時間について