ビジネス文書は、様々な種類があります。そして大きく社内と社外に対するものでフォーマットが変わってきます。
皆さまの会社ごとのルールもあると思います。その場合も基本をしっかりわかった上で応用として対応できるか、それとも指示されるままに分らずに処理するかで、今後ビジネス文書が得意か苦手かに大きく分かれてまいります。
ここでは、しっかりビジネス文書の基本を理解し、様々な場面での応用力を身に付けましょう。
【ビジネス文書の種類】
①社交・儀礼上の社外文書
あいさつ状／招待状／案内状／祝賀状／礼状
②取引上の社外文書
通知書／申込書／注文書／依頼書／請求書／納品書／督促状／照会状／お詫び状
③法令・社内規程・自主ルールによる社内文書
議事録／計画書／申請書／稟議書／各種伝票
④業務遂行に関わる社内文書
議事録／提案書／企画書／伝言メモ／申送り書
フォーマットはCD-ROM付の本を購入すれば、ある程度の文書のひな形を手に入れることができます。上書きする時は、日付、宛先、内容など正しく入力されているか確実に確認しましょう。特にお名前や役職を間違えると大変失礼にあたりますので、細心の注意を払って確認しましょう。
ビジネス文書にもメールと同様おおよそのレイアウトのルールがあります。
このレイアウトを覚えておけば、あとは企業によってのアレンジにも対応できます。
大きく社外文書と社内文書に分かれます。
まずは社外文書からみていきましょう。社外文書は会社の代表として正しい敬語を用います。
●社外ビジネス文書の構成
・前付け：発信日付、宛名、発信者名
・前 文：件名、頭語、時候の挨拶など
・主 文：起語、用件
・末 文：終わりの挨拶、結語で締めくくる
・別 記：条件
・注意事項などを箇条書きにする
・追 記：追伸、同封物
・添付書類など
＜注意点＞
・時候の挨拶や起語や結語は、覚えているつもりでも改めて確認しましょう。
・数字と固有名詞は、間違えてはいけません。しっかりと確認しましょう。
・あいまいな単語や形容詞は使わないようにします。
・全体を見渡して、美しく、間違いも漏れもない文書を目指しましょう。
【前付け】
① 発信日付 右寄せで記入します
② 宛名 会社・部署・氏名を正式名称で記入します
③ 発信者 宛名の方と同格以上の役職を記入します
＊請求書など必要に応じ捺印します
【前文】
④件名 「～の件」「～のご案内」など。フォントを他の文章より0.5フォントほど大きくします
⑤頭語 ＊１参照
【主文】
「さて、～「この度は、～」などで本題の要件を記入します
【末文】
⑥結語 ＊１参照
＊１頭語と結語
各々の頭語にあった結語を用いるように気を付けましょう
・拝啓 ＝ 敬具・敬白 （一般的な場合）
・ 拝復 ＝ 敬具 （返信の場合）
・ 謹啓 ＝ 謹白 （丁寧な場合）
・ 前略 ＝ 草々 （前文省略の場合 「かしこ」は女性のみ使用）
【別記】
「記」を中央に記入し内容を箇条書きし、必ず「以上」（右寄せ）でしめます
⑦追記 補足事項などがあれば記入します
担当者名：発信者と担当者が違う場合に記入します
●社内ビジネス文書の構成
社内文書は社内での情報の共有、通知を目的としている点で、社外文書より構成要素が簡素化しています。頭語と結語も使用しません。
以下の例文をみてみましょう。
【前付け】
① 発信日付 右寄せで記入します
② 宛名 部署・氏名を正式名称で記入します
複数いる場合は、「各位」と記入します。
「営業部各位」「参加者各位」というメンバーを絞った書き方もあります。
＊発信者は内容に基づいた発信者名を記入します。社外文書のように役職を合わせる必要はありません。
【前文】
③ 件名 「～の件」「～のご案内」など。フォントを他の文章より0.5フォントほど大きくします
【主文】
頭語は記入せず、すぐに本題の要件を記入します。
【別記】
⑤「記」を中央に記入し内容を箇条書きし、必ず主文内に④「以下の通り」を記入します。
最後に⑧「以上」（右寄せ）で締めます
⑥⑦日時、場所などはインデント（先頭）をそろえて、箇条書きで見やすく記入します。コロン（：）の後ろを１字開けると読みやすくなります。
＊補足事項などがあれば記入します
⑨２発信者と担当者は違う場合に記入します
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